InGenio Journal
Revista de Ciencias de la Ingeniería de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo
https://revistas.uteq.edu.ec/index.php/ingenio
e-ISSN: 2697-3642 - CC BY-NC-SA 4.0
InGenio Journal
Revista de Ciencias de la Ingeniería de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo
https://revistas.uteq.edu.ec/index.php/ingenio
e-ISSN: 2697-3642 CC BY-NC-SA 4.0
Volumen 7 | Número 2 | Pp. 1–13 | Julio 2021 Recibido (Received): 2023/12/23
DOI: https://doi.org/10.18779/ingenio.v7i2.808 Aceptado (Accepted): 2024/05/30
Diseño de un sistema de gestión de inventario para un
restaurante manabita
Design of an Inventory Management System for a Manabita Restaurant
Cinthia Elizabeth Zamora Saltos
, Ciaddy Rodríguez Borges
Universidad Técnica de Manabí, Portoviejo, Ecuador
czamora1515@utm.edu.ec
, ciaddy.rodriguez@utm.edu.ec
Resumen: La determinación de un adecuado sistema de gestión de inventario en los
restaurantes es un proceso importante, ya que puede generar altos costos de
aprovisionamiento y de mantenimiento sino se maneja adecuadamente, debido a las
diferentes materias primas y suministros necesarios para garantizar la satisfacción de la
demanda de los clientes. Esta investigación se centra en determinar cómo puede diseñarse un
sistema de gestión de inventario para un restaurante en Manabí, con el objetivo de garantizar
la disminución de costos de órdenes y de mantenimiento en los inventarios, evitando las
pérdidas por productos por dañados, caducados y los costos falta de inventarios. La
metodología empleada consiste en el diseño de seis fases que permiten ajustar el sistema
propuesto de inventarios a las necesidades del restaurante; se propuso el empleo del software
informático PQ de Windows para el seguimiento y manejo de los inventarios. Finalmente, el
sistema de gestión diseñado permite gestionar de forma eficientemente el inventario,
reduciendo costos, evitando la compra excesiva de los productos innecesarios, así como
también, la caducidad de los productos y mejorando la optimización de los tiempos de
aprovisionamiento de productos.
Palabras clave: materias primas, costo de ruptura, demanda de clientes, alimentos
perecederos, merma de producto.
Abstract: The determination of an adequate inventory management system in restaurants is
an important process that can generate high procurement and inventory maintenance costs if
it is not handled properly, due to the different raw materials and supplies needed to ensure
the satisfaction of customer demand. This research is focused on determining how an
inventory management system can be designed for a Manabi restaurant, in order to guarantee
the reduction of order and maintenance costs in inventories, avoiding product shrinkage due
to damage, expiration and inventory breakage costs. The methodology used consisted of the
design of six phases that made it possible to adjust the proposed inventory system to the
restaurant's needs; the use of Windows PQ software was proposed for inventory tracking and
management. Finally, the designed management system allows to efficiently manage the
inventory, reducing costs, avoiding excessive purchase of unnecessary products, as well as
the expiration of the products and the improvement in the optimization of time for the supply
of products.
Keywords:
raw materials, breakage cost, customer demand, perishable foods, product
shrinkage.
1. INTRODUCCIÓN
La gestión de inventario permite dar un uso eficiente a los recursos financieros de la
organización, ya que estos sistemas de gestión, garantiza que los gastos incurridos en el
aprovisionamiento de materias primas se ejecuten de manera adecuada, con la frecuencia
requerida y con un adecuado mantenimiento de los materiales, logrando mediante el registro
Volumen 7 | Número 2 | Pp. 85–97 | Julio 2024
DOI: https://doi.org/10.18779/ingenio.v7i2.808
Recibido (Received): 2023/12/23
Aceptado (Accepted): 2024/05/30
Diseño de un sistema de gestión de inventario para un
restaurante manabita
(Design of an Inventory Management System for a Manabita Restaurant)
Cinthia Elizabeth Zamora Saltos
, Ciaddy Rodríguez Borges
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detallado de los productos, su seguimiento, categorización y clasificación de los mismos [1]. Un
adecuado sistema de planificación y control, permite disminuir los gastos, exceso de
almacenamiento, costos de ruptura y de pérdidas de materiales, los cuales son considerados unos
de los más relevantes de las organizaciones [2].
Un inventario es una parte fundamental para cualquier organización, ya sea pequeña, mediana
o grande, por lo que debe llevarse un registro detallado de los productos, materiales o activos que
están presentes dentro de todos los procesos de la empresa, por lo que es un aspecto clave en el
funcionamiento y rentabilidad de la organización, y requiere de un seguimiento continuo y
oportuno para garantizar que los costos en los que se incurre con el manejo de los materiales y
suministros, sean los adecuados [3].
En Ecuador existen aproximadamente 13.421 empresas dedicadas a las actividades de
restaurante y servicio de comidas rápidas, lo que genera una alta competitividad dentro de este
mercado, obligando a llevar mayores controles en los inventarios, con la finalidad de tener una
mayor rentabilidad , por lo que es necesario contar con un registro adecuado de las materias
primas, para lograr gestionar de una manera correcta los insumos y por de satisfacer la demanda
con calidad y costos de producción [4].
En la actualidad todas las empresas presentan riesgos económicos, ya que es difícil determinar
el inventario adecuado, debido a la diversidad de productos que se manejan, los problemas en la
estimación de la demanda, controles de inventario de manuales, dificultades en la comunicación
de las diferentes áreas de la organización, entre otros aspectos, que afectan a los restaurantes,
tales es el caso de la comunicación entre los responsables de cocina y de compras, adicionalmente
también, el manejo de los inventarios en este tipo de organizaciones requiere de un espacio
adecuado para el almacenamiento, por lo tanto, contar con un sistema de inventario puede
optimizar la gestión en aspectos que actualmente generan pérdidas económicas [5].
En la industria de los restaurantes, las exigencias de los clientes son muy amplias, por lo que
satisfacer las expectativas, en términos de tiempo de entrega y costos requieren de procesos
eficientes de aprovisionamiento materias primas, lo cual tienen frecuencias variadas debido a la
caducidad de algunos productos, creando la necesidad de establecer puntos de reordenes distintos
para las materias primas manejadas [6]. Existen otros insumos requeridos por los restaurantes,
que ameritan ser manejados con políticas distintas de inventarios en los productos perecederos y
no perecederos, con la finalidad de poder aprovechar descuentos por tamaños de lote, por lo que
debe contarse con un balance adecuado a la disponibilidad de áreas para el almacenamiento, en
la búsqueda de menores costos [7].
Esta investigación tiene como objetivo diseñar un sistema de gestión de inventario
específicamente para un restaurante en Manabí, una región con características gastronómicas muy
amplias, lo que demanda un numero de productos también muy extenso para la preparación de
las mismas, que pasa desde los productos del mar, condimentos y rubros de vegetales variados.
Esto hace que para los restaurantes dedicados a la elaboración de platos tradicionales de la costa
ecuatoriana (manabita) se requieran inventarios de mayor volumen de productos y con mayores
necesidades de gestión de inventario. La elección de centrarse en Manabí se debe a su rica cultura
culinaria y la necesidad de soluciones más exigentes en cuanto la gestión de inventario adaptadas
a sus restaurantes locales.
Es por esto que esta investigación busca determinar para un tipo de organización cómo puede
diseñarse un sistema de gestión de inventario para un restaurante manabita, que permita garantizar
la disminución de costos de órdenes y de mantenimiento en los inventarios materias primas y
suministros, para garantizar la satisfacción adecuada de la demanda y la diminución de los costos
incurrir por mermas de productos y rupturas de inventarios.
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Los inventarios están basados en los productos y en las materias primas requeridas en cada
organización para el funcionamiento eficaz de sus procesos, las cuales están conformadas por
productos físicos, los cuales deben ser conservados en un lugar determinado, posteriormente serán
utilizados para satisfacer la demanda. Es importante contar, con un adecuado abastecimiento de
las materias primas, de ellos dependen las actividades de la organización y por ende la gestión
con proveedores, también debe ser parte fundamental, para garantizar un aprovisionamiento
óptimo en términos de calidad y precio de los insumos [8].
Los inventarios en los restaurantes cumplen varias funciones que son importantes, tales como
tener un control preciso de los productos almacenados para evitar su caducidad, para aprovechar
las oportunidades de oferta por tamaño de lote y evitar las mermas de los productos, lo que se
traduce en una gestión eficiente y una mejor rentabilidad. Los inventarios que se puede encontrar
en un restaurante son las de materias primas, productos de proceso, productos terminados,
inventario de seguridad [9].
Llevar un control en los inventarios es de importancia, ya que el objetivo principal es que toda
organización obtenga utilidades a partir de las ventas. Si un inventario no está realizado
correctamente, es probable que se afecten a todas las áreas de producción, ya que no existirá
materia prima requerida para laborar correctamente, causando no conformidades hacia el cliente
provocando pérdidas. El desarrollo de sistema inventarios es muy pocas veces empleado en las
micro y pequeñas empresas, lo que ocasiona dificultades en la planeación y la maximización de
las utilidades que se obtienen [4].
Entre los problemas más comunes en el manejo de inventario de los restaurantes, se
encuentran la falta de registro de las compras, de las ventas, de la producción, debido a que no se
comprende la importancia estratégica de contar con documentación que permita efectivamente la
planificación para pedidos posteriores, el énfasis se encuentra en las actividades operativas y
tácticas, por lo que se suele ocurrir por la falta de documentación, dificultades de seguimiento e
información insuficiente, además de falta de tecnología adecuada para el registro [11].
Una de las consecuencias de no contar con información adecuada es el exceso de inventario.
Esto genera más existencia de productos de los que realmente necesita o pueda venderse en un
tiempo determinado, lo que puede surgir en consecuencia de no contar con pronóstico de
demanda, fallos en la gestión de la cadena de suministro, cambios en la demanda, trayendo esto
como consecuencias graves problemas a nivel financiero, por aumento en los costos de
aprovisionamiento, reducción de flujo de efectivo, costo de mantenimiento entre los cuales figura:
la obsolescencia de productos, costo de aseguramiento de los materiales, costo de espacio físico
de almacenamiento, entre otros [12].
Al implementar un sistema de gestión de inventario eficiente, se debería evitar la caducidad
de las materias primas. Esto se debe a que la caducidad es generalmente el resultado de una gestión
de inventario deficiente, falta de rotación adecuada de los productos, las compras excesivas o
inadecuadas, falta de control de las fechas de vencimiento, almacenamiento inadecuado, cambios
en la demanda, por lo que es recomendable realizar un respectivo control del inventario [13].
Los restaurantes en ocasiones sufren de escases de materias primas para poder preparar sus
menús. Estas son causadas por un mal manejo de inventario por lo cual no pueden satisfacer la
demanda de sus clientes. Sus principales causas son pronósticos de demanda inexactos, problemas
en la cadena de suministro, problemas de producción causando pérdidas en las ventas, riesgo de
desabastecimiento, por lo que es importante un sistema de gestión de inventario adecuado [14].
Siendo la merma en los restaurantes un aspecto muy común, debido deterioro físico o en el
empaque de los productos, los cuales por su impiden su utilización por generar contaminación,
existen muchos criterios de diferentes autores los cuales consideran que una merma para que sea
aceptable tiene que ser de un 2 % y máximo un 30 % del valor total del inventario, pero el 0 %
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representa una merma la cual es aceptable, pero se considera como una utopía para conseguirlo
ya que el enfoque principal es llegar a un porcentaje cercano [15].
Los robos son otro aspecto por considerar como pérdida, pero estos son realizados por los
empleados o los clientes de la sustracción ya sea de los bienes o de los productos que se encuentran
almacenados dentro del inventario [16].
Por todo lo antes expuesto, el control físico de inventarios en los restaurantes no se puede
omitir, siendo necesaria una verificación y un recuento de los productos que están almacenados,
permitiendo la comparación con los registros manejados por los software y los datos del
inventario físico, garantizando un control preciso, minimizando las discrepancias entre registros
y las existencias reales [17]. Por medio de un inventario físico los restaurantes pueden conocer el
stock en existencia, la cual da a conocer con exactitud los productos y las cantidades. Esta se
realiza contando producto por producto y llevando un registro manual, estas pueden ser realizadas
de una forma permanente, manual o rotativa, de esta forma se puede tener un control de calidad
de los productos y la identificación de descuadres [18].
El sistema de inventario en los restaurantes está establecido por medio de normas, métodos y
de procedimientos los cuales tienden a estar aplicadas de una forma sistemática para así tener una
mejor planificación y un óptimo control de los materiales y los productos que se utilizan estos
sistemas son manuales o automatizados, este debe responder a cuanto pedir y cuando es necesario
solicitar una orden para que este llegue en el tiempo indicado con la cantidad que se requiere [19].
Los elementos importantes para un control de inventario adecuado son tener una correcta
planificación en las actividades y el procedimiento de un inventario tomando en cuenta la parte
de la recepción, el almacenamiento hasta la parte de la mercancía, un orden correcto de los
productos en lugares estratégicos de los artículos en stock [20].
Los restaurantes que cuentan con inventario desarrollados de forma empírica o según registros
históricos de compras, generalmente no tiene un balance dinámico entre capacidad de producción
y demanda, por lo que carecen de una planificación que le permita hacerles frente a los cambios
en las demandas de los clientes y en consecuencia de su satisfacción [21].
2. MATERIALES Y MÉTODOS
La investigación realizada es de naturaleza mixta, debido a que se empleó una amplia revisión
bibliográfica y un trabajo de investigación de campo, en el cual se lograron precisar las materias
primas y los suministros, que de forma permanente son requeridos en la organización estudiada.
Esta investigación se llevó a cabo en una de las múltiples de microempresas dedicadas a la
elaboración de alimentos de platos tradicionales del Ecuador, los cuales debido a la alta
preferencia de sus clientes han crecido en cuanto a la necesidad de planificación y organización
de estos tipos de empresas, siendo un elemento clave disponer de materias primas para garantizar
la preparación de sus productos.
Se diseñó una metodología para la realización de la investigación, en la cual se establecen un
total de seis fases, las cuales fueron las siguientes:
Primera fase: caracterización de criterios específicos a considerar en los sistemas de
inventarios de restaurantes, entre ellos costos de mermas, valores monetarios requeridos por
rubros, ventas totales, entre otros.
Segunda fase: se realizó la toma de datos de todos los productos y se asignó categorías por
familia o elementos común (requerimiento de almacenamiento y caducidad), con la finalidad de
lograr facilitar elementos de agrupación para su control y reposición eficiente en el inventario.
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Tercera fase: se desarrolló una base de datos, para los productos perecederos, no perecederos,
manejado en el inventario y de los costos incurridos: costos unitarios de aprovisionamiento de
producto, costos promedios de inventario, costos por pérdida de productos y costos de
almacenamiento.
Cuarta fase: determinación del comportamiento de la demanda, se procedió aplicar la
clasificación ABC, estableciendo diferentes categorías de productos, en función a los
movimientos de salida para lo cual la clasificación A los de mayor frecuencia de demanda el lapso
de un mes, a los fines de garantizar un análisis de comportamiento de la demanda para pronosticar
el comportamiento futuro de las mismas.
Quinta fase: se realizó una clasificación de inventario con el método ABC, ajustada a los
costos de adquisición de cada producto, permitiendo conocer que productos tienen mayores costos
de aprovisionamiento dentro del restaurante, para los cuales se determinó el numero óptimo de la
cantidad a pedir y la frecuencia de solicitud de ordenes basado en el método económico o de
pedido.
Sexta fase: se desarrolló una propuesta que involucra la implementación de un software, para
el manejo y control de los productos, con énfasis en los perecederos, sus entradas (determinación
de la cantidad y frecuencia de órdenes de pedido) y salida en el almacén, lo que garantiza el
control y manejo actualizados de los productos bajo inventario. En la Tabla 1, que se presenta a
continuación, se ilustran cada una de las fases de la metodología propuesta.
Tabla 1. Metodología empleada para el diseño del sistema de inventario.
Categoría Descripción
Fase 1 Determinación de criterios para el sistema e inventarios
Fase 2 Categorización de los productos
Fase 3 Documentación de la base de datos de productos y costos
Fase 4 Determinación de la demanda de los productos
Fase 5 Clasificación de inventario con el método ABC
Fase 6 Implementación del uso del software QM for Windows disponible en línea
En esta investigación se empleó el método ABC, el cual es una técnica utilizada en la gestión
de inventario que permite clasificar las categorías o clase del producto, permitiendo identificar
qué productos son importantes. Se puede clasificar la mercancía en el almacén, ordenando ya sea
por su valor o por la rotación del producto. Este método no toma en cuenta el volumen o la
cantidad; lo importante es el aporte que este tiene en los restaurantes.
Se consideró el método FIFO a emplearse para garantizar la rotación de inventarios en el
restaurante, debido a que en este método se contempla que los productos más antiguos se
utilizados con prioridad, sobre los productos de adquisición más recientes, considerando que los
primeros productos ingresados al inventario, como los primeros en ser agotados.
Finalmente, fue necesario identificar una herramienta informática que permita la gestión
continua del inventario, determinándose que existe una amplia gama de software gratuitos y
privativos que permiten llevar un control de los inventarios como se muestra en la Tabla 2. Por
su adaptación, facilidad de manejo y gratuidad para el uso, se seleccionó el software QM for
Windows, a los fines de que mediante su uso se pueda desarrollar un control adecuado de los
inventarios del restaurante.
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Tabla 2. Software para un inventario.
Software Características
Streamline
Streamline de AssetLabs es una solución de gestión de activos de software y
licencias que ayuda a las empresas de cualquier tamaño a optimizar los datos
de soluciones de gestión, como SCCM y MS MAP. El software garantiza el
cumplimiento de las normas ISO-19770
Inventario
GG4
Este Sistema de Control de Inventarios pertenece al área de comercial de
Planeta Office y es una buena herramienta para rentabilizar sus inventarios,
puesto que permite llevar un preciso control de las entradas y salidas de
mercadería desde y hacia las distintas bodegas de la empresa.
Sistema de
Inventario en
PHP
Este sistema de inventario ayuda en la gestión y control del inventario que se
tiene en almacenamiento, con la finalidad de dar a conocer el stock final con
el valor de ventas.
QM for
Windows
Es un software de gestión de inventario y control de calidad que se utiliza
para administrar y supervisar eficientemente el inventario de una empresa,
controlar el flujo de existencias y optimizar los procesos de inventario.
Una vez realizada la valoración se encontró que las ventajas ofrecidas por el software QM for
Windows presenta más ventaja para su empleo como herramienta para la gestión por contar con
una amplia variedad de cálculos y representaciones mediante gráficos de las cantidad y costos a
incurrirse con las diferentes políticas de manejo de inventarios a implementar.
3. RESULTADOS
Los restaurantes que cuentan con inventario desarrollados de forma empírica o según registros
históricos de compras, generalmente no tienen un balance dinámico entre capacidad de
producción y demanda por lo que carecen de una planificación que les permita hacerles frente a
los cambios en las demandas de los clientes y en consecuencia de su satisfacción.
En la primera fase del análisis, fue necesario realizar la clasificación de productos semi
elaborados, productos no perecederos, productos semi perecederos y productos perecederos,
particularmente se evaluaron todas las materias primas necesarias para la totalidad de menú, para
fines prácticos se presenta la Tabla 3 y Tabla 4, con el listado de productos clasificados como
semi perecederos y perecederos.
Tabla 3. Inventario de productos semi perecederos.
Productos
Champiñones
Salchicha
Apio
Cilantro
Tocino
Tomate
Cebolla
Limón
Ajo
Piña
Pepino
Pan
Papa
Chile
Maracuyá
Frejol
Lenteja
Aceituna
Tortilla de maíz
Levadura en polvo
Pimiento
Cerveza
Mantequilla
Queso en crema
Salchichón
Papas congeladas
Salami
Jamón
Chorizo
Pepperoni
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Tabla 4. Inventario de productos perecederos.
Productos
Carne de res
Carne de chancho
Carne de pollo
Camarones
Uva
Salmón
Queso
Leche
Pescado
Fresa
Pulpo
Yogur
Mango
Maíz
Aguacate
Banana
Huevo
Lomo de cerdo
Naranja
Tomate
Debido al gran volumen de productos empleados en el restaurante, fue necesario realizar una
clasificación de productos semi elaborados, productos no perecederos, productos semi
perecederos y productos perecederos, se utilizó la metodología ABC la cual fue necesaria para
una mejor jerarquización, lo cual se ilustra en la Tabla 5, que se presenta a continuación:
Tabla 5. Desarrollo del método ABC.
Insumo A
Carne de res
Carne de cerdo
Carne de pollo
Camarones
Pulpo
Pescado
Salmón
Naranja
Uva
Salchicha
Papa
Coco Rayado
Piña
Mango
Fresa
Tomate
Tocino
Maracuyá
Banana
Lechuga
Atún
Pepino
Chile
Leche
Aguacate
Pan
Champiñones
Limón
Huevos
Lomo de cerdo
Insumo B
Miel
Frejol
Lenteja
Arroz
Chocolate
Tortilla de maíz
Salsa de chile
Cubo Maggie
Empanadas
Apanadura
Harina blanca
Levadura
Almendra
Nuez
Azúcar
Sal
Aceite de oliva
Aceite vegetal
Mantequilla
Queso
Yogur
Totopos
Salsa roja
Mole de pasta
Queso en crema
Salchichón
Salami
Chorizo
Longaniza
Mortadela
Papas congeladas
Nuggets
Jamón
Pepperoni
Limón
Jamón de pavo
Vegetales
enlatados
Café Vinagre Cebolla
Insumo C
Especias Cilantro
Salsa de
tomate
Mezcla de
especias
Mayonesa
Esencias Aceituna Aguas Refrescos Cervezas
Vino Pimiento Café Ajo
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El análisis ABC está representado por la categoría A donde se encuentran los productos de
mayor porcentaje significativo del valor total del inventario. En la categoría B se encuentran los
productos que estén representados con un porcentaje moderado al valor total de importancia del
inventario. La categoría C está representada por los productos con un porcentaje pequeño de valor
de importancia del inventario donde el control es más relajado en comparación de las categorías
A y B.
Para realizar los cálculos fue necesario hacer la estimación del cálculo del mantenimiento
estimándose en un 2 %. Esta organización labora 320 días (solo tienen 45 días al año que no
laboran para efectuar labores de mantenimiento y limpieza de instalaciones). La demanda anual
se obtuvo mediante la demanda diaria multiplicada por la cantidad de días laborales, el costo de
orden de pedido igual a la suma del costo de procesamiento por orden y el costo de preparación
de la orden, el costo de mantenimiento está establecido por la multiplicación de la tasa de
mantenimiento y el costo total del inventario, el tiempo de espera se obtiene de la suma del tiempo
de procesamiento del proveedor y el tiempo de transporte, tal como se presenta en la Tabla 6, que
se describe a continuación:
Tabla 6. Productos perecederos.
Productos
Demanda
anual
Costo de
orden de
pedido
Costo de
mantenimiento
Costo
unitario
Tiempo de
espera
Carne de res
8000 lb.
$ 32,00
$ 3,00
$ 2,00
4 días
Carne de
chancho
7360 lb.
$ 32,00
$ 3,72
$ 3,00
4 días
Carne de pollo
6720 lb.
$ 32,00
$ 1,94
$ 1,35
3 días
Lomo de cerdo
9280 lb.
$ 32,00
$ 7,10
$ 5,00
4 días
Camarones
7680 lb.
$ 32,00
$ 7,40
$ 5,00
5 días
Salmon
6720 lb.
$ 32,00
$ 6,50
$ 5,00
4 días
Queso
4800 lb.
$ 28,00
$ 1,51
$ 2,10
5 días
Leche
3840 L
$ 28,00
$ 0,70
$ 1,10
2 días
Pescado
6080 lb.
$ 32,00
$ 3,36
$ 4,00
4 días
Pulpo
3520 lb.
$ 30,00
$ 1,70
$ 2,50
5 días
Yogur
4160 u.
$ 27,00
$ 0,52
$ 1,00
3 días
Mango
5120 u.
$ 29,00
$ 0,23
$ 0,25
4 días
Maíz
7040 u.
$ 29,00
$ 0,25
$ 0,30
4 días
Banana
5760 u.
$ 29,00
$ 0,07
$ 0,10
2 días
Huevo
9920 u.
$ 31,00
$ 0,23
$ 0,13
5 días
Naranja
4480 u.
$ 30,00
$ 0,09
$ 0,08
4 días
Uva
3520 lb.
$ 27,00
$ 1,09
$ 1,60
4 días
Fresa
3200 lb.
$ 29,00
$ 1,60
$ 1,45
3 días
Aguacate
6080 u.
$ 29,00
$ 0,20
$ 0,33
4 días
Tomate
6080 u.
$ 28,00
$ 0,17
$ 0,20
3 días
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Una vez determinados los datos de la demanda de todos los productos anuales, se procedió a
determinar el costo orden de pedido, el costo de mantenimiento y el tiempo de espera, se procedió
a diseñar el sistema documentado los datos en el software QM for Windows para calcular el punto
de reordenar, lo cual se ilustra en la Figura 1, para el ejemplo del caso de la carne de res.
Figura 1. Documentación de la base de datos del software QM for Windows para el producto
de carne de res.
Usando los datos estimados para los productos perecederos, y mediante el software QM for
Windows se puede determinar la demanda diaria esperada para la carne de res, la cual es de 25
lb, la cantidad máxima de inventario a tener es de 413 lb, el inventario promedio es de 206 lb, el
número de órdenes realizadas al año es de 19, los costos anuales de la carne de res son de $ 619,68,
los costos por mantener y ordenar al año son de $ 129,36, los costos totales del inventario es de $
17.239,36 y el punto de reordenar es de 100 lb, lo cual significa que cada vez que se llega a este
nivel se ordenara nuevamente.
Este sistema diseñado permite a su vez representar gráficamente los diferentes costos
incurridos, en cada uno de los productos, siendo representados los costos totales de este
inventario, costos de mantenimiento y costos de órdenes, tal como se presenta a continuación en
la Figura 2.
Figura 2. Curva de inventario.
Mediante la Figura 2 se puede observar, que mientras más grande sea el volumen del producto
que se desea ordenar, menor costos se van a tener al ordenar. El equilibrio del inventario se obtiene
a la 413 lb de carne de res con un valor de $ 1.239,35.
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Este mismo procedimiento se realizó para los todos los productos perecederos, lo cual se
ilustra en la Tabla 7, como se presenta a continuación.
Tabla 7. Costo de inventario.
Productos
Max.
Inventario
Costos por
mantener y
ordenar
Costos totales del
inventario
Punto de
reordenar
Carne de res
413 lb
$ 1.939,36
$ 17.239,36
100 lb
Carne de chancho
355 lb
$ 1.323,73
$ 23.403,73
92 lb
Carne de pollo
470 lb
$ 913,43
$ 9.985,43
63 lb
Lomo de cerdo
289 lb
$ 2.053,49
$ 48.453,49
116 lb
Camarones
257 lb
$ 1.907,16
$ 40.307,16
120 lb
Salmon
257 lb
$ 1.671,98
$ 35.271,98
84 lb
Queso
421 lb
$ 637,09
$ 10.717,09
75 lb
Leche
554 l
$ 387,98
$ 4.611,98
24 l
Pescado
340 lb
$ 1.143,44
$ 25.463,44
76 lb
Pulpo
352 lb
$ 599,20
$ 9.399,20
66 lb
Yogur
657 u
$ 341,78
$ 4.501,78
39 u
Mango
1,136 u
$ 261,34
$ 1.541,34
64 u
Maíz
1,278 u
$ 319,50
$ 2.431,50
88 u
Banana
2,184 u
$ 152,92
$ 728,92
54 u
Huevo
16,635 u
$ 376,11
$ 1.665,71
62 u
Naranja
1,728 u
$ 155,54
$ 513,94
56 u
Uva
417 lb
$ 455,18
$ 6.087,18
44 u
Fresa
340 lb
$ 544,94
$ 5.184,94
30 lb
Aguacate
1,327 u
$ 265,57
$ 2.271,97
76 u
Tomate
1,415 u
$ 240,59
$ 1.456,59
57 u
Una vez determinados los costos del inventario y los puntos de reorden de los productos
perecederos, se utiliza el software for Windows para obtener de forma análoga los costos de los
productos semi perecederos y no perecederos, siendo la contabilización del resultado de los costos
totales del inventario de los productos perecederos, semi perecederos y no perecederos, los que
se muestran en la Tabla 8.
Tabla 8. Costos de inventarios del restaurante.
Costo total del inventario
Productos perecederos
$ 251.236,73
Productos semi perecederos
$ 376.345,80
Productos no perecederos
$ 98.578,69
Costos totales de inventarios
$ 726.161,22
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Los resultados obtenidos con el uso del software, permitieron determinar para todos los
productos perecederos, semi perecederos y no perecederos, los montos máximos de inversión en
cada rotación mensual de inventario en el restaurante, así como los puntos de reorden para evitar
desabastecimiento, que generen insatisfacción en la oferta de todos los platos del menú, a la vez
que generan disminuciones considerables en las mermas por deterioro de productos.
4. DISCUSIÓN
Los resultados obtenidos de este estudio subrayan la relevancia de un sistema de gestión en
el sector de la hostelería, específicamente en los resultados. Se ha evidenciado que un sistema de
gestión puede disminuir de una forma considerable los costos asociados de la adquisición y el
mantenimiento, así como los costos que estén vinculados a la falta de inventario.
Un estudio realizado por Tananta [22], resaltó la relevancia de un sistema de gestión de
inventario, evidenciando su eficacia al adaptarse a las necesidades específicas de un restaurante.
No obstante, nuestro estudio va más allá, introduciendo innovadores enfoques que podrían
optimizar el control de inventario en este contexto. Estos nuevos métodos no solo mejoran la
eficiencia operativa, sino que también pueden conducir a una mayor rentabilidad y satisfacción
del cliente, subrayando la importancia de una gestión de inventario efectiva y adaptada en el sector
de la restauración.
Nuestro estudio, aunque se centra en el seguimiento y manejo de inventarios utilizando el
software informático QM for Windows, reconoce que esta solución tiene sus limitaciones, ya que
solo se consideraron las materias primas. Sin embargo, nuestra investigación destaca varias
implicaciones positivas y posibles soluciones para un control de inventario adecuado. Por
ejemplo, la implementación de un sistema de gestión de inventario integral puede mejorar la
eficiencia operativa, reducir el desperdicio y, en última instancia, aumentar la rentabilidad.
Además, la adaptación de las estrategias de gestión de inventario a las necesidades específicas de
cada restaurante puede resultar en un servicio al cliente mejorado y una mayor satisfacción del
cliente.
5. CONCLUSIONES
El diseño de un sistema para el manejo correcto de los inventarios, es un elemento crucial
para el buen funcionamiento de un restaurante, siendo el seguimiento y supervisión del inventario
un elemento dinámico en este tipo de gestión, por lo que facilita disponer de la información en
tiempo real y la automatización de procesos de compras, lo que permite garantizar que los niveles
de inventario sean más precisos, reduciendo el riesgo de exceso o costo de ruptura de inventario
y de incurrir en pérdidas económicas por alimentos perecederos.
Existen diferentes métodos que son de utilidad para el diseño de sistemas de inventarios de
restaurantes, entre ellos el método ABC de clasificación de materias primas en función de su valor
del producto, lo cual permite llevar una estratificación en la rigurosidad del seguimiento que debe
darse al producto.
Actualmente, por la variedad de rubros de materias primas requeridas para brindar un
adecuado servicio al cliente, se hace necesario contar con sistemas informáticos para el manejo
de inventarios, permitiendo un seguimiento continuo, estos sistemas no sustituyen la necesidad
de efectuar cotejo físico dada la naturaleza perecedera de algunos rubros, así como la capacidad
de mermas por razones organolépticas. Estos sistemas informáticos permiten una disminución de
costos de órdenes, en los costos de mantenimiento de inventarios y una mayor satisfacción en las
demandas de los clientes.
Este estudio proporciona una base sólida para futuras investigaciones en el campo de la
gestión de inventarios en la industria de la restauración. Un área de interés podría ser la
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exploración de los costos indirectos y de mano de obra asociados con la gestión de inventarios.
Además, la implementación de tecnologías emergentes, como la inteligencia artificial, en la
gestión de inventarios representa un campo de investigación prometedor. Estas tecnologías
podrían utilizarse para mejorar la precisión en la predicción de la demanda y optimizar los niveles
de inventario.
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